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【１】書式概要
「もう自分たちだけでは吸収しきれない」——値上げを決断したとき、多くの経営者や担当者が最初に悩むのは「どう伝えればいいか」です。値上げをお願いする文書は、書き方ひとつで取引先の受け取り方が大きく変わります。誠実さが伝わらないと関係がこじれ、逆に弱腰すぎると交渉がまとまらない。本セットはそのバランスを丁寧に整えた4点セットです。
一つ目は取引先（B2B）向けの価格改定通知書です。原材料費・エネルギーコスト・人件費・物流費・為替の5要因を根拠表で示しながら、「コスト削減の努力をここまでしてきた」という経緯も添えて誠実に伝える構成になっています。回答票（切り取り線付き）が通知書に一体化しており、返送してもらうだけで先方の意向を確認できます。二つ目は消費者（B2C）向けのご案内です。専門用語を使わず、日頃の感謝を起点にして値上げの背景を丁寧に説明する内容で、店頭掲示・郵便・ウェブのどれにも使える設計です。三つ目の交渉記録シートは、複数の取引先との交渉を一覧で管理し、合意率・未合意件数・交渉経緯を時系列で記録できるA4横向きの書式です。四つ目の合意書は、口頭で「了解しました」となった後に書面で確認するための全7条の確認書面で、将来の再改定条項も含めています。
4ファイルすべてWordで提供しており、【 】部分を書き換えるだけで使えます。
【２】条文タイトル
（通知書・消費者向けご案内は条文形式ではないため、合意書の7条を記載します）
第1条（価格改定の合意）
第2条（改定価格の適用開始日）
第3条（支払条件）
第4条（再改定の可能性）
第5条（有効期間）
第6条（誠実協議）
第7条（合意管轄）
【３】逐条解説
第1条（価格改定の合意）
合意書の核心となる条文です。「どの商品・サービスを、いくらからいくらに、何パーセント上げるか」を表形式で明記します。
ここで大切なのは「対象外の商品はこの合意書の範囲外」と明示している点です。たとえばA商品は値上げに合意したが、B商品はまだ交渉中という場面では、この一文がないと後から「B商品も上がったものと思っていた」という混乱が生じます。値上げの交渉では、何が対象で何が対象外かを明確に区切ることが、後のトラブルを防ぐ最初の一手です。
第2条（改定価格の適用開始日）
「いつから新しい価格が適用されるか」を定める条文です。注目してほしいのは「本合意書締結前にすでに発注・受注済みの分については改定前の価格を適用する」という一文です。
これを入れておかないと、「合意書にサインした翌日に届いた先週の注文書は新価格か旧価格か」という争いが起きます。実務では合意のタイミングと発注のタイミングがずれることが頻繁にあるため、締結前の受注分は旧価格と明記しておくことが双方にとって安心です。
第3条（支払条件）
価格は変わっても、支払いの締め日や方法（月末締め翌月末払い等）は変わらないことを確認する条文です。
値上げ交渉では価格の数字に目が向きがちですが、支払いサイトが変わると資金繰りへの影響が全く異なります。「新価格になったから支払い条件も変えよう」という流れを防ぐために、変わらないことを書面で確認しておく意味があります。逆に支払い条件を変えたい場合は「別途書面で合意した場合はこの限りでない」という但し書きを活かして、同時に交渉することもできます。
第4条（再改定の可能性）
この条文があるかないかで、合意書の価値が大きく変わります。原材料やエネルギーのコストは一度合意すれば終わりではなく、来年・再来年も同じ交渉が必要になる場面がほとんどです。
「将来的に再改定が必要となる場合がある」と明記しておくことで、次回の値上げ交渉を始める際に「以前の合意書にも書いてありますとおり」という文脈で話を切り出せます。再改定の通知期間を「少なくとも2か月前」と定めているのは、取引先に準備期間を与えるための配慮であり、下請法・独占禁止法のガイドラインとの整合性も意識した設計です。
第5条（有効期間）
合意書の期間を「締結日から1年間」とし、通知がなければ自動更新する設計です。
「1年ごとに改めて合意書を作り直す」という運用が理想ですが、現実には多くの取引先と毎年新しい書類を締結するのは手間がかかります。自動更新条項を入れることで、価格が変わらない年は書類を作り直さず済み、変わる年だけ改めて合意書を交わすという運用が自然にできます。更新を止めたい場合は「1か月前に書面で異議」という手続きを踏む設計になっています。
第6条（誠実協議）
合意書に書ききれなかった場面や解釈の食い違いが出たとき、「まず話し合う」という義務を定める条文です。
この条文は「何かあれば弁護士に相談する前に一度連絡をくれ」という取引関係のルールを確認する意味を持ちます。長年の取引先との関係では、法的手段の前に対話で解決できることも多く、この条文がその入口になります。
第7条（合意管轄）
万が一裁判になった場合に「どこの裁判所で争うか」を決めておく条文です。
合意管轄の定めがない場合、被告の住所地の裁判所が管轄になることが多く、自社が原告として訴えると相手の地元の裁判所まで出向く必要が出てきます。遠方の取引先に対する合意書では特に重要な条文です。簡易裁判所（140万円以下）と地方裁判所（140万円超）のどちらかを選べる書き方にしており、請求額に応じて書き換えられます。
【４】FAQ
Q. 通知書を送ってから合意書を締結するまでの流れはどうなりますか？
A. ①通知書を送付する→②回答票で先方の意向を確認する→③必要に応じて交渉する（交渉記録シートで管理）→④合意に至ったら合意書を締結する、という流れが基本です。口頭での合意だけで終わらせず、必ず合意書に署名をもらうことで「言った言わない」を防げます。
Q. 取引先が「値上げには応じられない」と言った場合はどうすればいいですか？
A. 交渉記録シートの「交渉状況G：交渉決裂・継続検討」に記録した上で、段階的値上げ（例：今期は5%、来期さらに3%）や移行期間の設定（例：3か月間は旧価格を継続）を提案することが有効です。通知書の移行期間欄にその選択肢を入れているのはそのためです。最終的に合意できない場合は取引条件の見直しや取引縮小の検討に入ります。
Q. 消費者向けご案内と取引先向け通知書の使い分けはどうすればいいですか？
A. 取引先向けは「根拠となる数値を示しながら了承を求める」交渉文書です。消費者向けは「誠実さを伝えながら理解を求める」案内文書です。スーパーや小売店のように一般消費者に直接販売する場合は消費者向け、仕入先や外注先など事業者間の取引には取引先向けを使ってください。同じ会社でも両方の立場がある場合は2種類とも使います。
Q. 下請法との関係で注意することはありますか？
A. 親事業者（発注側）が下請事業者（受注側）に対して値上げを「一方的に拒否」したり「不当に低い価格を押し付けたり」することは、下請法違反になる可能性があります。通知書の注記に「改定適用開始日は通知から原則2〜3か月の猶予を設けることを推奨」と記載しているのはそのためです。自社が発注側の場合は特に注意が必要です。
Q. 合意書に印紙は必要ですか？
A. 合意書・覚書は内容次第で印紙税の課税文書になる場合とならない場合があります。価格の合意だけを記録した確認書的な性格の書面は非課税になることが多いですが、継続的な売買取引の基本条件を定めるものは課税対象になる場合があります。合意書に記載した内容と金額を確認の上、税理士か税務署にご確認ください。
Q. 複数の取引先に一斉に通知書を送る場合、何かポイントはありますか？
A. 交渉記録シートを事前に準備し、取引先ごとに「現行単価・希望改定額・重要度・交渉の難易度」を整理してから発送することをお勧めします。また、一斉発送は「会社としての方針決定」のサインになるため、社内で役員承認を取ってから動くことが重要です。交渉記録シートの役員承認欄はそのためのフローを意識して設けています。
Q. 交渉記録シートはExcelでは使えないのですか？
A. 本セットはWord形式のみの提供ですが、交渉記録シートはA4横向きの表形式のため、内容をExcelに移し替えて使う方もいらっしゃいます。Word版でもチェックボックスや記入欄が使いやすい設計にしています。
【５】活用アドバイス
値上げ交渉は「タイミング」と「順序」が命です。原材料価格が上がった直後よりも、「次の取引条件の更新時期」や「新年度の切り替わり」に合わせて通知書を送ると、先方が「今年の価格交渉の一環」として受け取りやすくなります。逆に年度途中の突然のタイミングは心理的なハードルが上がりやすいため、交渉記録シートの「適用開始予定日」から逆算して2〜3か月前に通知書を発送するスケジュールを組みましょう。
通知書に添付する「根拠資料」を必ず準備してください。仕入れ先からの価格改定通知書のコピー・光熱費の明細書・最低賃金改定の告示など、第三者が発行した資料があると交渉のスピードが上がります。「うちも困っているんです」という話をデータで裏付けることで、感情的な議論を事実ベースの議論に切り替えられます。
取引先への通知は、全先に一斉発送するより「重要度の高い先から順番に、担当者が直接持参して説明する」方が合意率が上がります。交渉記録シートの交渉状況欄を活用して、A（未着手）→B（通知書発送済）→C（交渉中）→E（合意成立）と進捗を管理しながら動きましょう。
回答票を使いこなすことも大切です。回答票なしで通知書を送ると、先方が何も返事をしない（事実上の黙認）という状態になることがあります。回答期限を明記した回答票を付けることで、「期限までに回答がない場合は合意とみなす」という運用も可能になります（ただしこの運用を取る場合は通知書本文にその旨を記載してください）。
合意書は締結のタイミングが重要です。「いつから新価格?」という確認メールが来た段階で、口頭合意として合意書の締結に進むのがベストのタイミングです。交渉が長引いて価格適用開始日が近づいているのに合意書が未締結という状態は、後からのトラブルの温床になります。
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