【１】書式概要
この文書は、警察などの捜査機関からの照会に対して、インターネットサービスや会員制ウェブサイトを運営する企業が適切に回答するための回答書です。
具体的には、刑事訴訟法という法律に基づいて警察が企業に対して「あなたのサービスに登録している特定の利用者について、氏名や住所、メールアドレスなどの情報を教えてほしい」と照会してきた場合に、その要求にどのように対応し、どのような情報を提供するのかを記載した文書になります。
日常の営業活動の中では経験することが少ないかもしれませんが、犯罪の捜査に協力する場面で、このような照会は実際に寄せられることがあります。その時に焦らず、適切に対応するための道筋を示しているのがこの文書です。
特に、パスワードなどセキュリティ上の理由から開示できない情報については、なぜ開示できないのかを明確に説明し、その代わりに何が提供できるのかを記載しています。また、提供する情報がどの法律に基づいて開示されるのか、利用者のプライバシーをどう保護するのか、といった重要な点も整理されています。この文書を使うことで、法令に基づいた適切な対応ができますし、利用者のプライバシー保護についても配慮した姿勢を示すことができます。
文書はWord形式で提供されるため、会社の名前や代表者名、連絡先などの情報を自社の内容に修正して、そのままテンプレートとして使用することが可能です。複雑な法律用語が極力わかりやすく説明されているので、法務担当者でなくても対応できるような工夫がされています。
【２】条文タイトル
第1条（当社の概要）
第2条（本照会書の内容の確認）
第3条（本回答の法的根拠）
第4条（本回答について）
第5条（その他提供可能な情報）
第6条（重要な留意事項）
第7条（今後の対応及び問い合わせ先）
【３】逐条解説
第1条 当社の概要
このセクションでは、文書を提出する企業自身について簡潔に説明する部分です。具体的には、どんなビジネスをしている会社なのか、どのようなウェブサービスを運営しているのか、そして法令を守ることをどれくらい大事にしているのかを明確にします。例えば、「当社はオンライン会員制コミュニティを運営する企業で、利用者に対して良質なサービスを提供しながら、法律を厳密に守ることを経営方針としています」といった具合に、自社の立場と信頼性を最初に示すことが重要です。この部分を丁寧に書くことで、警察側も「この企業は法令遵守の姿勢が強い会社だ」と認識し、その後の説明の信頼性が高まります。
第2条 本照会書の内容の確認
警察から届いた照会書にはいくつかの情報が含まれています。この条では、その照会書に何が書かれていたのかを整理して記載します。具体的には、いつ照会されたのか、どの警察本部からの照会なのか、法律的な根拠は何か、照会対象の利用者は誰なのか、どのような情報が求められているのか、といった点を項目立てして明記します。例えば、「照会日時は令和5年3月15日、照査機関は○○警察本部、対象利用者のIDは12345、求められている情報は氏名、住所、電話番号、メールアドレス」といった形で、受け取った要求の内容を正確に確認したことを記録に残すプロセスです。こうすることで、後々トラブルが生じた場合に「どのような要求に対して対応したのか」が明確になります。
第3条 本回答の法的根拠
この部分は、企業が警察に情報を提供することが法律上正当であることを説明するセクションです。大きく三つの法律的な側面から説明されています。まず一つ目は、刑事訴訟法という法律の第197条第2項で、警察が必要な情報を企業に照会できることが定められていることです。次に、個人情報保護法という別の法律では、「法律に基づく場合」であれば利用者の個人情報を警察に提供しても問題ないと定めていることです。三つ目は、このような法律に基づいて正当に対応する場合、企業が民事的な責任を負うことはないということです。例えば、利用者から「私の情報を勝手に警察に渡したじゃないか」と訴えられても、「法律に基づいた適切な対応だった」と主張できる法的な根拠がこの条に整理されているわけです。
第4条 本回答について
ここは実際にどのような情報を開示するのかについて、具体的に記載する最も重要な部分です。これが大きく四つのポイントに分かれています。最初に、実際に提供する情報の一覧を示します。次に、提供する情報それぞれの詳細な内容を表形式で記載します。氏名、住所、電話番号、メールアドレス、ユーザーID、登録日、最後のログイン日時といった、会員管理システムに記録されている基本的な情報がここに列挙されます。三つ目の重要なポイントが、パスワードについての説明です。警察から「パスワードも教えてほしい」と求められることもありますが、一般的な企業では技術的な理由からパスワードの復号化ができません。パスワードは通常、SHA-256という暗号化方式で保管されており、意図的に復号化できないように設計されているためです。そこでこの文書では、その技術的な理由を詳しく説明した上で、代わりにログイン履歴やIPアドレス、ブラウザ情報といった代替情報を提供することで、捜査に役立つ情報を提供する工夫がされています。最後に、提供する情報の正確性についての注記を記載します。「完全に正確であることは保証できない」「システムエラーがあるかもしれない」「利用者が虚偽の情報を登録しているかもしれない」といった点を明記することで、提供情報の限界を事前に明確にしておくのです。
第5条 その他提供可能な情報
初回の照会で要求された基本情報以外にも、必要に応じて提供できる追加情報があることを示すセクションです。投稿履歴や閲覧履歴などの利用記録、利用者同士のメッセージ履歴、公開されている情報と非公開設定の内容、支払い履歴や決済情報といったデータが該当します。これらの情報は、より詳細な捜査が必要となった場合に、警察から別途の照会がくれば提供可能であることを示しています。このように事前に「追加で可能な情報」を明示することで、警察側が必要に応じて追加照会しやすくなり、結果として捜査協力がスムーズに進むという利点があります。
第6条 重要な留意事項
企業が情報を提供する際に、警察側に対して明確にしておくべき重要な注記事項をまとめたセクションです。まず、提供する情報は照会の対象となっている特定の犯罪捜査にのみ使用されるべきであり、他の目的での利用や不当な開示は避けるべきことが明記されています。次に、提供情報を根拠として別の情報を得た場合は、事前に企業に報告してほしいという要望も記載されています。また、提供情報は証拠として法廷に提出される場合を除き、公開の判断は警察に委ねられることを記述しています。さらに、提供後のセキュリティ管理は警察側の責任であり、不正アクセスなどが起きた場合に企業が責任を負わないことも明確にしています。利用者への対応についても触れており、法令に基づいて適切に対応する旨が記載されています。最後に、この情報開示がどの法律に基づいているのかを明記することで、すべての対応の法的正当性が明確にされます。
第7条 今後の対応及び問い合わせ先
この最終セクションでは、回答書を提出する企業の連絡先情報をすべて記載する部分です。会社名、代表者名、住所、電話番号、メールアドレス、そして問い合わせ窓口となる担当者の情報が含まれます。今後、警察から追加の質問や確認事項が出てきた場合に、この連絡先を使って企業に問い合わせることができるようにしておくわけです。同時に、企業側も今後の捜査について、可能な限りの協力をする意思があることを改めて宣言しています。
【４】FAQ
Q1：警察から照会を受けたのですが、必ず情報を提供しなければならないのでしょうか？
A1：刑事訴訟法第197条第2項に基づく正当な照会である場合、法律上提供する義務があります。ただし、セキュリティ上の理由などで開示できない情報については、その理由を明確に説明し、代替情報があれば代替情報を提供することで対応します。
Q2：個人情報保護法との関係はどうなりますか？
A2：個人情報保護法第23条第2項第2号で、法律に基づく場合は個人情報を提供できるという例外規定があります。警察からの照会は法律に基づくものであるため、この例外に該当し、個人情報保護法に違反することなく情報提供が可能です。
Q3：ユーザーに対して、情報が警察に提供されることを事前に通知する必要がありますか？
A3：原則として、法律により通知が義務付けられていない場合は事後的な対応で構いません。ただし、秘匿を求められた場合は秘匿し、そうでない場合は利用者に対して適切に説明することが信頼関係の維持につながります。
Q4：パスワードが開示できない理由は何ですか？
A4：通常、企業はSHA-256などの一方向暗号化方式を使ってパスワードを保管しており、技術的に原文に復号化することが不可能です。これは利用者のセキュリティ保護のための業界標準的な実装方法です。
Q5：代替情報として何が提供できますか？
A5：ログイン履歴、IPアドレス、ブラウザ情報、アクセス時刻、パスワード変更履歴などが提供可能です。これらの情報から、ユーザーのアカウント利用状況やアカウント乗っ取りの有無などが判断できます。
Q6：提供情報に誤りがあった場合、企業は責任を負いますか？
A6：提供情報の正確性について、法律上の完全な保証はできません。ただし、提供時点では最新のデータベース情報に基づいており、システムエラーや利用者による虚偽登録の可能性がある旨は事前に明記されています。
Q7：複数の警察から照会が来た場合、それぞれに対応する必要がありますか？
A7：はい、それぞれの照会は独立した法的要求であり、それぞれに対応する必要があります。ただし、複数の照会が同一ユーザーについてのものであれば、情報を一括して整理することで効率化できます。
Q8：この回答書を提出した後、さらに追加の情報提供を求められることはありますか？
A8：あります。初回の照会では基本情報を提供し、その後の捜査過程で「投稿履歴も見たい」「決済情報を確認したい」といった追加の照会が来ることがあります。その際は再度このテンプレートを活用して対応します。
Q9：提供した情報が証拠として法廷で使用される場合、企業は関与する必要がありますか？
A9：法廷で証拠として提出される場合であっても、企業の直接的な出廷や証言が必須ではありません。提供した情報の作成経緯や信頼性について、警察側から説明されることが通常です。
Q10：この文書の記載内容をカスタマイズしても大丈夫ですか？
A10：はい、自社の状況に合わせてカスタマイズ可能です。会社名、代表者名、連絡先などはもちろん、提供可能な情報の範囲なども自社のシステム仕様に合わせて修正してご使用ください。
【５】活用アドバイス
この文書を最大限に活用するためには、まず警察から照会が来た際に、その要求内容が刑事訴訟法第197条第2項に基づいているかどうかを確認することが最初のステップになります。正当な照会であることが確認できたら、このテンプレートの内容を自社の情報システムと照らし合わせ、どの情報が実際に保有されているのか、どの情報が提供可能なのかをあらかじめ整理しておくことが大切です。
また、会社の法務部門がない場合でも、このテンプレートに基づいて対応することで、法的に問題のない対応ができるようになります。ただし、複雑な状況や疑問点がある場合は、弁護士などの専門家に相談することをお勧めします。このテンプレートを使うことで、「何を相談すればいいのか」という見当がつきやすくなり、専門家への相談も効率的に進みます。
組織的な観点からは、照会が来たときに誰がどのように対応するのか、社内で事前に決めておくことが重要です。営業部門から連絡が来るケースもあれば、カスタマーサポート部門から来るケースもあるでしょう。その際に、このテンプレートを使うことで、対応担当者が変わっても一貫性のある、適切な対応ができるようになります。
実務的には、照会を受けたら記載すべき情報のチェックリストを作成しておくと、対応漏れを防げます。照会書の内容確認、自社の保有情報の整理、提供可能情報の列挙、法的根拠の確認、利用者への対応検討、といった各ステップを順序立てて進めることで、焦らず確実に対応できます。
デジタル化の観点では、このテンプレートをWord形式で保存しておき、各ケースごとにコピーして日付や照会内容を記載していくことで、対応履歴の管理も容易になります。後から「2年前のこのユーザーについて、どのような情報提供をしたのか」といった確認も、ファイルを見直すだけで可能になります。
さらに進んだ活用としては、定期的にこのテンプレートの内容を見直し、法律の改正やシステム仕様の変更に対応させていくことも重要です。毎年度末などのタイミングで、法令の改正がないか、提供可能な情報に変更がないかを確認し、必要に応じてテンプレートを更新する運用が望ましいです。
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