【１】書式概要
この文書は、製造現場で発生する規格外の製品や不良品をどのように見つけ、管理し、対処していくかを定めた社内ルールのテンプレートです。工場や製造部門を持つ会社にとって、品質トラブルは避けて通れない課題ですが、その対応を場当たり的に行っていては、同じミスが繰り返されたり、お客様からの信頼を失ったりするリスクがあります。
この規程を導入することで、不良品が見つかった時にどの部署が何をすべきか、どうやって原因を突き止めるか、再発を防ぐためにどんな手を打つかといった一連の流れを明確にできます。特にISO9001などの品質マネジメントシステムの認証取得を目指している企業や、取引先から品質管理体制の文書化を求められている企業にとって、この書式は非常に有用です。
実際の使用場面としては、新しい製造ラインを立ち上げる時、品質管理部門を新設する時、または既存の管理方法を見直して体系化したい時などが挙げられます。Word形式で提供されているため、自社の業種や規模、既存のルールに合わせて条文を追加・削除・修正することが可能で、そのまま社内規程として運用できます。経営者の承認を得て正式に施行すれば、全社員が共通の基準で品質管理に取り組める土台が整います。
【２】条文タイトル
- 第1条（目的）
- 第2条（適用範囲）
- 第3条（定義）
- 第4条（経営者の責任）
- 第5条（品質管理部門の責任）
- 第6条（製造部門の責任）
- 第7条（不適合品の特定）
- 第8条（不適合品の識別）
- 第9条（不適合品の隔離）
- 第10条（不適合品の記録）
- 第11条（処置の決定）
- 第12条（処置の種類）
- 第13条（再加工および修理）
- 第14条（特別採用）
- 第15条（原因分析）
- 第16条（是正処置）
- 第17条（予防処置）
- 第18条（教育訓練の実施）
- 第19条（教育訓練の記録）
- 第20条（内部監査）
- 第21条（継続的改善）
- 第22条（規程の見直し）
【３】逐条解説
第1条（目的）
この条文は規程全体の目指すところを示しています。不良品が出た時の対応をバラバラにせず、統一されたやり方で管理することで、製品の質を保ちながらお客様に安心して使ってもらえる体制を作ることが狙いです。たとえば、A工場とB工場で不良品の扱いが違っていたら、会社全体としての品質水準が揺らいでしまいますよね。
第2条（適用範囲）
この規程はすべての部署と製造工程に適用されるという宣言です。「うちの部署は関係ない」という抜け道を作らないための条文で、営業部門や管理部門も含めて、製品に関わるすべての人が対象になります。実際には、製造現場だけでなく、検査部門や出荷部門、さらには購買部門まで関係してくることがあります。
第3条（定義）
専門用語の意味を明確にしておく条文です。「不適合品」「是正処置」「予防処置」といった言葉は、人によって解釈が違うと混乱のもとになります。たとえば「是正処置」は単に不良品を直すことではなく、同じトラブルが再び起きないように根本原因を取り除く活動を指します。こうした共通言語を持つことで、社内のコミュニケーションがスムーズになります。
第4条（経営者の責任）
経営トップが品質管理にコミットする姿勢を示す条文です。現場任せにせず、必要な予算や人員を確保する責任があることを明記しています。たとえば、検査機器が古くて精度が出ないのに「予算がない」と放置していては、いくら現場が頑張っても限界があります。定期的なレビューを通じて経営層が関与し続けることが重要です。
第5条（品質管理部門の責任）
品質管理を専門に担当する部署の役割を定めています。管理の仕組みを作って維持するだけでなく、データを分析して傾向を読み取ったり、改善策が本当に効いているかを評価したりする役割があります。また、社内全体への教育も担当するので、品質意識を浸透させる中心的な存在といえます。
第6条（製造部門の責任）
実際にモノを作る現場の責任を明確にした条文です。不良品を見つけたらすぐに報告すること、適合品と混ざらないように分けること、改善策を実行することが求められます。たとえば、ラインで異常を見つけても「後で報告すればいいか」と流してしまうと、不良品が次の工程に流れて問題が大きくなってしまいます。
第7条（不適合品の特定）
不良品をどうやって見つけるかを定めた条文です。作業者が日常的に監視するだけでなく、品質管理部門が抜き取り検査を行うことで二重のチェック体制を作ります。実際には、忙しい時期に見逃しが起きやすいので、こうした仕組みが重要になってきます。
第8条（不適合品の識別）
見つけた不良品に目印をつける方法を定めています。赤いタグに不良の内容や発見日時を書くことで、誰が見てもすぐに「これは不良品だ」と分かるようにします。最近はバーコードやQRコードを使った電子管理も一般的ですが、いずれにしても「見える化」が大切です。
第9条（不適合品の隔離）
不良品を良品と物理的に分けて保管する場所と方法を定めています。たとえば、工場の片隅に赤いテープで区切った「隔離エリア」を設けて、そこに不良品だけを集めます。勝手に持ち出されないように、アクセス権限のある人だけが入れるようにすることも重要です。
第10条（不適合品の記録）
いつ、どんな不良品が、どれくらい出て、どう処理したかを台帳に残す義務を定めています。この記録は5年間保管することになっていますが、これは後で同じトラブルが起きた時に過去の事例を参照できるようにするためです。「前にもこういうことがあったな」と気づければ、対策も早くなります。
第11条（処置の決定）
不良品をどう扱うかを誰が決めるかを明確にしています。品質管理部門長が判断するという責任の所在をはっきりさせることで、現場が勝手に判断して問題を大きくするリスクを防ぎます。判断の際には、不良の程度だけでなく、お客様への影響やコスト、納期なども総合的に考慮します。
第12条（処置の種類）
不良品の処理方法として5つの選択肢を示しています。完全に使えないものは廃棄、直せるものは再加工、お客様が了承すれば特別採用、別の用途なら使えるなら格下げ、部分的に直すなら修理、といった具合です。たとえば、見た目に小さな傷があるだけで機能は問題ないなら、お客様の同意を得て通常より安く販売するといった対応も考えられます。
第13条（再加工および修理）
不良品を直して使う場合の手順を定めています。勝手に直すのではなく、品質管理部門が承認した方法で行い、直した後は通常の検査に加えて特別な検査も実施します。たとえば、塗装の色ムラを塗り直した場合、色だけでなく膜厚や密着性なども改めてチェックするといったイメージです。
第14条（特別採用）
本来の基準は満たしていないけれど、お客様の了解を得て出荷する場合のルールです。必ず書面で承認をもらい、その記録を製品の履歴として残します。たとえば、納期が非常に厳しい案件で、お客様が「この程度の誤差なら使えるから早く納めてほしい」と言ってくれた場合などに適用されます。
第15条（原因分析）
重大な不良や繰り返し発生する不良については、表面的な原因だけでなく根本原因まで掘り下げて調べることを定めています。特性要因図(魚の骨図)や「なぜなぜ分析」といった手法を使って、「なぜそうなったのか」を5回繰り返し問うことで、真の原因にたどり着きます。
第16条（是正処置）
原因が分かったら、それを取り除くための計画を立てて実行することを定めています。誰がいつまでに何をするかを明確にし、実行後には本当に効果があったかを確認します。たとえば、温度管理のミスが原因だったなら、温度センサーを増設したり、アラーム機能を追加したりして、同じミスが起きないようにします。
第17条（予防処置）
まだ起きていない問題を事前に防ぐための取り組みです。過去のデータの傾向を見たり、お客様の声を聞いたり、業界の動向を把握したりして、「このままだと将来こんな問題が起きそうだ」と予測して手を打ちます。たとえば、経年劣化しやすい部品があれば、壊れる前に交換計画を立てるといった感じです。
第18条（教育訓練の実施）
年に1回以上、全員に対してこの規程の内容や品質管理の大切さを教える機会を設けることを義務づけています。新入社員には入社時に特別な研修を行います。人は忘れる生き物なので、定期的に繰り返し教えることで意識を維持します。
第19条（教育訓練の記録）
いつ誰にどんな教育をして、理解度はどうだったかを記録に残します。これは「ちゃんと教育している」という証拠にもなりますし、「この人はまだ受けていないな」と漏れを防ぐ役割もあります。記録は3年間保管します。
第20条（内部監査）
年に1回以上、この規程がきちんと守られているか、仕組みがうまく機能しているかをチェックします。いわば自分たちで自分たちを点検する活動で、問題があれば早めに気づいて直せます。監査結果は経営トップに報告して、必要な改善につなげます。
第21条（継続的改善）
品質管理は一度仕組みを作ったら終わりではなく、常に良くしていく姿勢が大事だという条文です。監査の結果や改善活動の成果、お客様の満足度などを材料にして、PDCAサイクルを回し続けます。たとえば、「今年は不良率が目標より高かったから、来年はこの点を重点的に改善しよう」といった形です。
第22条（規程の見直し）
この規程自体も年に1回以上見直して、時代や状況に合わなくなった部分は改定していくことを定めています。技術が進歩したり、お客様の要求が変わったり、新しい設備が導入されたりすれば、ルールも変えていく必要があります。
【４】活用アドバイス
この規程を導入する際は、まず自社の実態に合わせてカスタマイズすることから始めましょう。たとえば、小規模な工場であれば品質管理部門と製造部門が兼任になっているかもしれませんし、逆に大企業であれば複数の工場ごとに細かいルールが必要かもしれません。Word形式なので、条文の追加や削除、文言の調整が自由にできます。
次に、この規程を単なる書類で終わらせないために、現場の責任者や作業リーダーを集めて説明会を開くことをお勧めします。「なぜこのルールが必要なのか」「守らないとどんなリスクがあるのか」を具体的な事例を交えて話すと、理解と納得が得られやすくなります。また、実際に不良品が発生した際の対応フローを図にして現場に掲示しておくと、緊急時にも迷わず行動できます。
記録のフォーマットも整備しておくと運用がスムーズです。不適合品台帳や是正処置報告書などのExcelテンプレートを作っておけば、誰でも同じ形式で記入できて、後から集計や分析もしやすくなります。最初は手間に感じるかもしれませんが、データが蓄積されてくると、「この時期にこの不良が多い」「この設備で問題が集中している」といった傾向が見えてきて、予防にも役立ちます。
【５】この文書を利用するメリット
第一に、品質トラブルへの対応が組織的かつ体系的になります。属人的な判断に頼らず、誰が担当しても一定の水準で対応できる仕組みができるため、ベテラン社員の退職や異動があっても品質管理レベルが落ちません。
第二に、ISO9001などの認証取得や維持がスムーズになります。審査機関は文書化された管理体制を重視しますので、この規程があれば「不適合品管理はどうなっていますか」という質問に対して明確に答えられます。また、取引先から品質保証体制の説明を求められた際にも、この文書を提示することで信頼性をアピールできます。
第三に、再発防止と予防が効果的に進みます。不良品が出たときにその場しのぎの対応をするのではなく、原因を突き止めて根本的な対策を打つ仕組みがあるため、同じミスの繰り返しが減ります。これは結果的にコスト削減や生産性向上にもつながります。
第四に、従業員の品質意識が高まります。明文化されたルールがあることで、「品質は大事だ」というメッセージが全社に伝わりやすくなり、一人ひとりが自分の役割を自覚して行動するようになります。教育訓練の仕組みも盛り込まれているので、継続的に意識を維持できます。
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