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【１】書式概要
一般財団法人で新しく会員を迎える際に必要となる、理事会議事録の書き方をまとめた雛型です。正会員や賛助会員の入会を理事会で承認した場面を想定して作成しており、開催日時や場所、出席した理事・監事の人数といった基本項目から、議長の選任、入会承認に至る経緯、閉会までの一連の流れを順を追って記載できる構成になっています。
総務や事務局を担当することになったものの、「議事録をどのようにまとめればよいか分からない」という方でも、用意された空欄に必要な情報を入力するだけで、体裁の整った議事録を作成できます。理事会議事録の基本的な構成に沿っているため、初めて作成する場合でも安心して利用できます。
Word形式のファイルですので、法人名や理事・監事の氏名、開催日時、入会者の氏名などは画面上で簡単に編集できます。また、フォントや文字サイズ、余白、行間なども自由に調整できるため、現在お使いの書式や法人の運用ルールに合わせて仕上げることが可能です。
特に、設立間もない一般財団法人で議事録の雛型がなく、一から作成しなければならない場合や、監事への説明、所轄庁への提出などを見据えて、形式を整えた議事録を準備しておきたい場合に役立ちます。
新規会員の受け入れを行う一般財団法人はもちろん、一般社団法人、各種協会、業界団体、共済組合など、理事会で意思決定を行い議事録を作成・保存する必要がある団体でも、そのまま参考資料・雛型としてご活用いただけます。
【２】条文タイトル（構成項目一覧）
この文書は契約書のような第●条形式ではなく、議事録として次の項目で構成されています。
１．日時
２．場所
３．出席者（理事総数・出席理事数・監事総数・出席監事数）
４．議事（開会宣言・議長選任・理事会成立の確認）
５．議案：新規会員の入会承認（正会員・賛助会員の氏名等・入会日）
６．閉会宣言・閉会時刻
７．記名押印欄（議長・理事・監事）
【３】逐条解説
日時
理事会がいつ開かれたのかを明記する項目です。年月日に加えて開始時刻まで記載するのが一般的で、後から議事録を見返したときに、いつの意思決定なのかがひと目で分かるようにしておく役割があります。たとえば「令和七年六月十日午前十時」のように曜日まで書き添えておくと、他の記録と照合する際にも便利です。
場所
理事会を開催した場所を記す項目です。多くの法人では主たる事務所で開催しますが、外部の会議室を利用した場合や、オンライン会議を併用した場合は、その旨も分かるように記載しておくと、後日の確認がスムーズになります。
出席者
理事と監事それぞれについて、総数と実際に出席した人数を記載する項目です。理事会が有効に成立するためには一定数以上の出席が必要になるため、この人数の記載は議事録の中でも特に重要な部分といえます。欠席者がいた場合は、委任状の提出の有無なども合わせて記録しておくと、後々の確認が容易になります。
議事
理事会がどのような経緯で始まったかを記す項目です。定款の定めに従って議長が選任され、理事会が適法に成立したことを確認したうえで審議に入るまでの流れを記載します。形式的な文章になりがちな部分ですが、議事の正当性を裏付ける重要な役割を持っています。
議案（新規会員の入会承認）
この議事録の中心となる部分で、新たに正会員や賛助会員として迎える方や団体の名前、そして入会を承認した日付を記載します。個人であれば氏名を、法人であれば名称を、会員種別ごとに分けて記載すると、後から名簿と照合しやすくなります。満場一致であったのか多数決であったのかといった採決の方法も、必要に応じて書き添えておくとよいでしょう。
閉会
議事がすべて終わったことを確認し、閉会を宣言した時刻を記載する項目です。開会時刻とあわせて記録しておくことで、理事会にどのくらいの時間をかけたのかも後から分かるようになります。
記名押印欄
議事録の内容に間違いがないことを、議長と出席した理事が署名または記名し、押印することで担保する部分です。近年は押印を省略し、電子的な記録のみで済ませる法人も増えていますが、定款や内部規程によっては押印が求められる場合もあるため、事前に確認しておくと安心です。
【４】FAQ
Q１．一般社団法人でも使えますか？
基本的な構成は一般社団法人の理事会議事録とほぼ共通していますので、法人名称の部分を書き換えれば問題なく活用いただけます。
Q２．正会員と賛助会員を同時に承認する場合、書き方は変わりますか？
会員種別ごとに分けて名前を記載すれば、同じ議事録の中でまとめて承認したことを記録できます。
Q３．押印は必須ですか？
必須ではありません。ただし定款や内部規程で押印を求めている法人もありますので、事前にご確認のうえ、不要であれば欄を削除してご利用ください。
Q４．監事が出席できなかった場合はどう記載すればよいですか？
出席監事の人数欄を実際の人数に合わせて修正し、必要であれば欠席の理由や委任状の有無を付記してください。
Q５．どのバージョンのWordで開けますか？
一般的なWord形式（.docx）で作成していますので、比較的新しいバージョンのWordであれば問題なく開いて編集いただけます。
【５】活用アドバイス
この議事録をそのまま使うのではなく、まずは自法人の定款や過去の議事録と照らし合わせて、記載すべき項目に過不足がないかを確認しておくと安心です。特に出席者数の数え方や採決の方法についての定めは法人ごとに異なることがあるため、あらかじめ確認しておくと修正の手間が減ります。
入会を承認する会員が複数名にわたる場合は、あらかじめ名簿を用意しておき、議事録作成時にそのまま転記できるようにしておくと効率的です。承認後は会員名簿や会費請求の準備にもつながる情報になるため、他の書類とあわせて整理しておくことをおすすめします。
作成した議事録は、法人の意思決定を裏付ける記録として一定期間保管しておく必要がありますので、押印済みの原本とは別に、電子データとしても保存しておくと、後日の確認や再発行の際に役立ちます。
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