【１】書式概要　

この文書は、現代のオフィス環境において注目を集めているフリーアドレス制度を導入する際に必要となる社内規程の雛型です。従来の固定席制度から脱却し、社員が自由にデスクを選択できる制度を正式に運用するために作成された実務的な規程書となっています。

近年、働き方改革の一環として多くの企業がオフィススペースの見直しを進めており、特に営業職などの外出が多い部門では、固定席を持たずに空いているデスクを活用するフリーアドレス制度の導入が急速に広がっています。しかし、制度を導入するだけでは現場に混乱が生じがちで、明確なルールづくりが不可欠です。

この規程雛型は、実際の企業で使用されている条文構成をベースに、フリーアドレス制度の目的から具体的な運用ルールまでを体系的に整理しています。制度の対象者、ワークステーションの設置場所、利用者が守るべき心得など、実運用で問題となりやすいポイントを網羅的にカバーしており、導入時のトラブルを未然に防ぐ内容となっています。

Word形式で提供されているため、お客様の会社の実情に合わせて条文の修正や追加が簡単に行えます。会社名、施行日、具体的な運用ルールなどを入力するだけで、すぐに社内で使用できる規程書として完成させることができます。

人事部門での制度設計時、総務部門でのオフィス運営ルール策定時、また管理職の方がチーム運営のガイドライン作成時など、様々な場面でご活用いただけるでしょう。特に、営業部門を抱える企業様にとっては、限られたオフィススペースを最大限に活用しながら、社員同士のコミュニケーション活性化も図れる制度導入の第一歩として重宝していただけるはずです。

【２】条文タイトル

• 第1条（総則）
• 第2条（目的）
• 第3条（対象者の範囲）
• 第4条（ワークステーション）
• 第5条（対象者の心得）

【３】逐条解説

第1条（総則）

この条文は規程全体の基本的な枠組みを定めており、フリーアドレス制度の定義を明確化する重要な役割を担っています。「共同使用制」という表現により、従来の個人専用デスクとは異なる概念であることを明示し、制度運用の混乱を防いでいます。実際の運用では、社員がどのデスクを使用しても良いという自由度がある一方で、デスクの使用権は共有されているという認識を全社員に浸透させることが成功の鍵となります。たとえば、朝一番にオフィスに到着した営業担当者が窓際の席を選択し、午後から出社する別の営業担当者は中央のデスクを使用するといった柔軟な利用が可能になります。

第2条（目的）

制度導入の根本的な狙いを二つの観点から整理した条文です。まず「限られたオフィススペースの有効活用」という経済的メリットを明記することで、コスト削減効果を期待する経営陣への説明材料としても機能します。次に「部署を超えた社員間のコミュニケーション促進」という組織活性化の側面を盛り込んでおり、単なる座席削減ではない付加価値を示しています。実務的には、営業部の山田さんが企画部の近くに座ることで、新商品の情報交換が自然に生まれたり、普段交流のない部署の社員同士が昼休みに会話するきっかけが生まれたりする効果が期待できます。

第3条（対象者の範囲）

制度適用の範囲を「営業社員」に限定している点が実践的な配慮を示しています。営業職は外出頻度が高く、自席にいる時間が限られるため、フリーアドレス制度との親和性が高い職種です。一方で、経理や人事といった書類管理が重要な部署や、専門機器を使用する技術部門などは固定席の方が効率的な場合が多いため、全社一律での導入ではなく段階的なアプローチを取っています。たとえば、1日の半分以上を外回りで過ごす営業担当者にとって、毎日同じデスクを確保しておく必要性は低く、むしろ空いているスペースを有効活用できる方がメリットが大きいといえます。

第4条（ワークステーション）

物理的な作業スペースの設置場所を具体的に定めた条文です。「営業課のフロアの一角」という表現により、営業活動に必要な設備や資料への アクセスを考慮した配置であることが分かります。実際の運用では、電話機、プリンター、ファックスなどの共用機器との距離や、営業資料の保管場所との動線を考慮したレイアウトが重要になります。また、他部署との境界を明確にすることで、フリーアドレス制度の対象者が迷うことなく自分の作業エリアを認識できるようになっています。例えば、朝イチで出社した営業担当者が、すぐに自分が使用できるデスクがどこにあるか一目で判断できるような工夫が求められます。

第5条（対象者の心得）

制度の円滑な運用を支える具体的なルールを列挙した実務的な条文です。各項目は実際のオフィスで発生しがちな問題を予防する内容となっており、特に「デスクを元の状態に戻す」という表現は、次に使用する人への配慮を明文化しています。私物の放置禁止については、セキュリティ面での配慮も含まれており、重要書類の紛失リスクを軽減する効果があります。実際の場面では、午前中にプレゼン資料を作成していた営業担当者が、午後からの外出前にパソコンをシャットダウンし、使用した文房具を元の位置に戻し、デスク周りを清掃してから席を離れるという一連の動作が習慣化されることで、制度が安定的に機能するようになります。整理整頓への言及は、共用スペースとしての品質維持だけでなく、作業効率の向上にも寄与する重要な要素です。