【１】書式概要

この管理職向けチェックシートは、現代の企業が直面する長時間労働問題を根本から解決するための実践的なツールです。働き方改革が叫ばれる中、多くの管理職が「どのように部下の労働時間を適正に管理すればよいのか分からない」という悩みを抱えています。

本チェックシートは、そうした現場の管理職が日々の業務の中で活用できる具体的な確認項目を6つの重要な観点から整理しています。単なる理論ではなく、実際の職場で起こりがちな状況を想定した実務的な内容となっており、管理職としての責任を果たしながら、部下の健康と生産性の両立を図ることができます。

勤務状況の正確な把握から始まり、時間外労働の適切な許可制度、業務量の調整、人員配置の最適化まで、労働時間管理の全工程をカバーしています。特に注目すべきは、管理職自身の意識改革と職場の雰囲気づくりにも着目している点です。これにより、制度面だけでなく、組織文化レベルでの改善を促進できます。

このチェックシートが威力を発揮するのは、月次の労務管理会議、四半期ごとの人事評価、年次の働き方改革推進会議などの場面です。また、新任管理職の研修教材としても最適で、労働時間管理のエッセンスを体系的に学習できます。人事部門が全社的な労働時間適正化を推進する際の標準ツールとしても活用できるでしょう。

Word形式で提供されるため、自社の実情に合わせてカスタマイズが可能です。項目の追加や修正、自社の規程との整合性確保など、柔軟な編集により、より実効性の高いチェックツールとして運用していただけます。

【２】逐条解説

第1条（勤務状況の把握）解説

労働時間管理の基礎となるのが、部下の実際の勤務状況を正確に把握することです。タイムカードや出退勤記recordings システムの数字をただ見るだけでは不十分で、管理職は能動的に部下の働き方の実態を把握する必要があります。

例えば、タイムカード上では定時に退社していても、実際には自宅で仕事をしている可能性があります。また、始業時刻前に出社して準備作業をしているケースも見落としがちです。自己申告制を採用している職場では、部下が「迷惑をかけたくない」という気持ちから実際より短い時間を申告することもあります。

声かけによる確認は特に重要で、「最近忙しそうだけど大丈夫？」「体調はどう？」といった日常的なコミュニケーションから、隠れた長時間労働を発見できることが多々あります。一方で、業務と関係のない私語が多い部下については、適切な指導により業務効率の向上を図る必要があります。

第2条（時間外労働の許可）解説

時間外労働の許可制度は、長時間労働を防ぐ最も直接的で効果的な手段です。しかし、多くの職場で形骸化しているのが現実です。真に機能する許可制度を運用するには、管理職の強い意志と継続的な取り組みが不可欠です。

許可を取っていない残業に対しては、その場で帰宅を促すことが重要です。「今日の仕事は明日でも大丈夫だよね？」「急ぎの案件があるなら相談して」といった声かけにより、不要な残業を防げます。また、残業の必要性を事前に確認することで、本当に必要な業務とそうでない業務の仕分けができます。

在宅勤務が普及した今日では、持ち帰り仕事の黙認も大きな問題となっています。「家で続きをやるから」という部下の申し出を安易に受け入れず、業務量そのものの見直しを検討することが求められます。

第3条（労働者の業務量の調整、効率的な業務遂行のためのアドバイス）解説

長時間労働の根本的な解決には、業務量の適正化と業務効率の向上が欠かせません。管理職は部下一人ひとりの業務状況を詳細に把握し、個別のサポートを提供する必要があります。

スケジュール管理への関与では、例えば週初めに「今週の重要案件は何？」「どの業務に時間がかかりそう？」といった確認を行い、必要に応じて優先順位の調整や他メンバーへの業務分散を検討します。また、Excel作業に時間がかかっている部下にはショートカットキーを教えたり、会議資料作成に苦労している部下にはテンプレートを提供したりといった具体的なサポートが効果的です。

定期的なフォローアップも重要で、月1回程度の個別面談で業務状況をヒアリングし、継続的な改善につなげることが大切です。

第4条（人員配置の見直し、部署間の担当業務の調整）解説

個人レベルの対策だけでは解決できない構造的な問題に対しては、組織全体での調整が必要になります。特定の部署や個人に業務が集中している状況を放置することは、長時間労働の温床となります。

人員配置の見直しでは、各メンバーのスキルレベルと業務負荷のバランスを定期的に評価し、必要に応じて配置転換や応援体制の構築を検討します。例えば、経験豊富なベテラン社員が抱えている専門性の高い業務を若手にも教えることで、業務の属人化を解消し、チーム全体の生産性向上を図ることができます。

部署間での業務調整も重要で、繁忙期の一時的な応援体制や、類似業務の統合による効率化などが考えられます。

第5条（評価）解説

サービス残業を許してしまう管理職への適切な評価は、組織全体の労働時間管理意識を高める上で極めて重要です。「結果さえ出せば過程は問わない」という考え方を改め、「いかに適正な労働時間で成果を上げるか」を評価基準に組み込む必要があります。

具体的には、部下の長時間労働が常態化している管理職については、管理能力の不足として人事評価に反映させることが求められます。これにより、管理職自身が労働時間管理を「自分の責任」として真剣に取り組むようになります。

第6条（早く帰宅しやすい雰囲気作り）解説

制度や仕組みがあっても、職場の雰囲気が「残業=頑張っている証拠」という古い価値観に支配されていては、真の改善は期待できません。管理職は積極的に「定時で帰ることは良いこと」というメッセージを発信し続ける必要があります。

日常的な声かけでは、「お疲れさま、今日はもう帰って大丈夫？」「明日に回せる仕事は明日でいいよ」といった言葉により、部下が帰りやすい環境を整えます。ノー残業デーには特に強いメッセージを発信し、例外を認めない姿勢を示すことが重要です。

そして最も効果的なのは、管理職自身が率先して定時退社することです。上司が遅くまで残っていては、部下も帰りにくいものです。「背中で語る」リーダーシップが、職場文化の変革につながります。