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【１】書式概要
賃貸で暮らしていると、エアコンが壊れたまま夏を越した、給湯器が故障してお湯が使えない日が続いた、雨漏りで部屋の一角が使えなくなった、といった経験をする方が一定数います。管理会社に何度連絡しても「確認します」で終わってしまい、気づけば何ヶ月も放置されていた――そんな状況に心当たりのある方のための書式セットです。
セットに含まれるのは4点。まず「設備不具合・修繕要求書」で修繕を正式に求め、並行して「家賃減額請求書」で使えない期間の家賃を減らすよう通知します。交渉の経緯はすべて「家賃減額交渉 経緯記録シート」に記録していき、それでも動いてもらえない場合は「修繕未対応に関する催告書」で最終通告という流れで使えます。
実は2020年の民法改正により、設備の故障などで部屋が使えない状態になった場合、借主は家賃の減額を当然に請求できると定められています。「交渉するなんて面倒」「波風を立てたくない」と感じる方も多いと思いますが、書面で伝えることで話が前に進むケースは少なくありません。口頭でのやり取りだけでは「言った・言わない」になりがちなところを、書類として残しておくことで交渉の土台が整います。
すべてWord形式で作成されており、物件情報や不具合の内容、金額などの空欄を埋めるだけで使い始めることができます。難しい専門用語を一から調べる必要はなく、記入箇所が明確になっているため、賃貸のトラブルが初めての方でも迷わずお使いいただけます。弁護士や行政書士に相談する前の初動対応として、また交渉の記録を整理する手段として、幅広い場面でお役立ていただける内容です。
【２】条文タイトル
01｜家賃減額請求書（通知書）
第１条（賃貸物件の表示） 第２条（不具合の内容と発生経緯） 第３条（減額請求の根拠） 第４条（減額請求の内容） 第５条（要求事項及び期限）
02｜設備不具合・修繕要求書
第１条（物件情報） 第２条（不具合箇所の詳細） 第３条（過去の通知履歴） 第４条（法的根拠） 第５条（要求事項）
03｜家賃減額交渉 経緯記録シート
※条文形式ではなく記録フォームのため、区分を記載します。
区分１（基本情報） 区分２（記録のポイント） 区分３（交渉経緯記録表） 区分４（現在の交渉状況まとめ） 区分５（費用・損害メモ）
04｜修繕未対応に関する催告書
第１条（物件情報・不具合の内容） 第２条（催告の内容） 第３条（期限内に対応いただけない場合） 第４条（回答先）
【３】逐条解説
■ 01｜家賃減額請求書（通知書）
第１条（賃貸物件の表示）
物件の所在地・名称・部屋番号・契約日・月額賃料を記載する欄です。「どの物件について」「いくらの賃料に対して」減額を求めているのかを明確にするための基礎情報です。同じ管理会社が複数棟を管理しているケースでは特に、部屋番号まで正確に書くことが書類の有効性につながります。管理費や共益費が含まれている場合は内訳も記入しておくと、後の計算が明確になります。
第２条（不具合の内容と発生経緯）
故障・不具合の種類（エアコン・給湯器・雨漏り・水道管漏水・窓ドア破損・暖房設備等）をチェックボックスで選択し、発生日・最初の通知日・通知先・現在の修繕状況・使用不能期間を記録します。たとえばエアコンが8月上旬に壊れ、管理会社に電話で通知したが9月末時点でも未修繕という場合は、約2か月間の使用不能期間としてここに記載します。この欄の情報が、後の減額割合の計算根拠になります。
第３条（減額請求の根拠）
民法第611条第1項を根拠として明示し、借主の責任ではない事由による使用不能には賃料減額が当然に認められることを書面上で示す条項です。「借主が悪くないのに費用を払い続けなければならない」という不合理を、法律の文言を引いて解消する役割を果たします。また、不具合の原因が物件設備の老朽化や建物の瑕疵であることも併せて主張しており、管理会社が「借主の使い方が原因」と主張してきた場合の反論の土台にもなります。
第４条（減額請求の内容）
現在の月額賃料・使用不能割合（パーセント）・減額を求める期間・減額後の月額賃料（目安）を数字で記載します。書式内には参考として、エアコン全台使用不能なら賃料の10〜20％、給湯器・ガス使用不能なら10〜30％、雨漏りで居室1室が使用不能なら10〜25％、水道使用不能なら20〜40％という目安が示されています。あくまで交渉の出発点となる数字であり、最終的には協議によって決定するものです。
第５条（要求事項及び期限）
書面到達後7日以内に相手方の見解を求め、修繕が可能な場合はその日程を回答するよう要請します。期限内に対応がない場合は、家賃の一部を法務局に供託する措置を含む法的手続の可能性を予告しています。供託とは、家賃を大家に支払わずに法務局へ預けることで、「払っていないのではなく、支払う意思はあるが相手が受け取る条件を整えていない」という状態を公的に記録できる制度です。
■ 02｜設備不具合・修繕要求書
第１条（物件情報）
物件所在地・部屋番号・契約日・賃借人氏名を記載します。家賃減額請求書と同様、どの物件の賃借人として修繕を求めているのかを特定するための基本情報です。修繕要求書は管理会社のファイルに綴じられることもあるため、物件名と部屋番号の正確な記載が後のトラブル防止につながります。
第２条（不具合箇所の詳細）
No.・設備箇所・不具合の内容・発生日・緊急度（高・中・低）の5列からなる表形式で、最大4件の不具合を記載できます。給湯器の故障とエアコンの故障が同時に起きているといった複合的な状況にも対応できる設計です。緊急度欄があることで、「お湯が出ない」といった日常生活への影響が大きいものを優先対応するよう促す効果もあります。
第３条（過去の通知履歴）
これまでに行った通知の日付・手段（電話・メール・書面・対面）・通知先担当者名・相手方の回答内容を最大3回分記録できます。「以前にも連絡している」という事実を書面上に残すことで、管理会社が「初めて聞いた」と主張するのを防ぎます。特に電話でのやり取りは証拠として残りにくいため、この欄で補完する役割があります。
第４条（法的根拠）
民法第606条（貸主の修繕義務）と第607条の2（借主による修繕権）の条文内容を書式内に明示しています。「修繕してくれなければ自費で直して費用を請求できる」という権利が借主にあることを示すことで、相手に対して誠実な対応を促す効果があります。法律の条文を引いていることで、感情的なクレームではなく根拠のある請求であることが伝わります。
第５条（要求事項）
修繕完了期限（書面到達後14日以内）・修繕方針の回答期限（7日以内）・対応できない場合の書面回答を求めます。期限を明確に設定することで、「検討中」「確認中」のまま放置されることを防ぎます。この期限が守られなかった場合の次のステップが催告書（04）への移行です。
■ 03｜家賃減額交渉 経緯記録シート
区分１・２（基本情報・記録のポイント）
物件名・管理会社名・担当者名・連絡先・月額賃料・不具合発生日を記録する欄と、記録作業の注意点（通知のたびに記録する・メールは保存する・写真には日時を残す）を示した欄です。日常的な習慣として記録を続けることで、後の交渉材料が自然と蓄積されます。
区分３（交渉経緯記録表）
日時・手段・対応者・内容・証拠の種類を8行分記録できる表です。電話した時刻まで記録しておくと、「何時に誰と話したか」が後から確認でき、記憶が薄れても正確な交渉経緯を再現できます。証拠欄には写真・動画・メール・書面のチェックボックスがあり、証拠物との紐付けがしやすい設計になっています。たとえば雨漏りの写真を撮ってNo.3に記録し、シートにも「No.3：写真5枚・動画1本」と記入するといった使い方ができます。
区分４（現在の交渉状況まとめ）
修繕対応状況・減額の合意状況・合意した減額額（月額）・合意期間・次のアクション・期限を一覧でまとめる欄です。交渉が長期化すると状況が複雑になりがちですが、この欄を随時更新することで「今どこまで進んでいるか」が一目でわかります。口頭合意にとどまっている場合は「書面合意に変える」を次のアクションとして記録するといった使い方も有効です。
区分５（費用・損害メモ）
不具合によって発生した費用や損害（コインランドリー代・銭湯代・電気ヒーターのレンタル代等）を日付・内容・金額・領収書番号とともに記録します。これらの費用は損害賠償請求の根拠になり得るため、領収書と紐付けて保管しておくことが重要です。
■ 04｜修繕未対応に関する催告書
第１条（物件情報・不具合の内容）
前書面（修繕要求書）の送付日・前回通知の回答内容・修繕未完了期間を記載します。「以前にこういう経緯があった」という事実を冒頭で整理することで、今回の催告が突然のものではなく、段階を踏んだ正式な請求であることを示します。
第２条（催告の内容）
書面到達後7日以内に①修繕の実施または業者手配の完了、②修繕困難な場合は家賃減額への合意、③どちらもできない場合は理由と代替措置の書面提示、のいずれかを求めます。三択形式で提示することで、相手方が「何をすればよいか」を明確に把握できるようにしています。「返事がしにくい」という逃げ道をなくす構成です。
第３条（期限内に対応いただけない場合）
①家賃の供託（民法第494条）、②自費修繕と費用償還請求（民法第607条の2）、③損害賠償請求（民法第415条）、④調停・少額訴訟の申立という4つの措置を書式内の警告ボックスで明示します。それぞれに法律の条文を付記しているため、根拠のある警告として機能します。たとえばエアコン故障中に購入したポータブルクーラーのレンタル費用は③の損害に該当する可能性があり、領収書とともに請求の材料になります。
第４条（回答先）
回答方法（郵送・メール等）・回答先の住所またはメールアドレス・回答期限を記載します。回答先を明記することで「連絡先がわからなかった」という相手の言い訳を防ぐとともに、書面での回答を促すことで口頭での言い逃れも封じます。
【４】FAQ
Q1. エアコンが壊れているだけでも家賃の減額を請求できますか？
A. 請求できます。2020年施行の改正民法第611条により、借主の責任ではない事由で設備が使用できない状態になった場合、使用できない割合に応じて賃料は当然に減額されます。ただし減額の割合や期間については管理会社との協議が必要です。
Q2. 書類を送っても無視された場合はどうすればよいですか？
A. まず催告書（04）を送付して最終通告を行います。それでも対応がない場合は、①家賃の一部を法務局に供託する、②自費で修繕して費用を請求する、③簡易裁判所への調停・少額訴訟申立、といった手続に進むことができます。
Q3. 書類を郵送する際、どの方法で送ればよいですか？
A. 配達証明付きの書留郵便（簡易書留以上）で送ることをお勧めします。いつ、誰の手元に届いたかが郵便局の記録として残り、「受け取っていない」という主張を防ぐことができます。
Q4. 減額の割合はどうやって決めればよいですか？
A. 書式内の目安（エアコン10〜20%・給湯器10〜30%・雨漏り10〜25%・水道20〜40%）を参考に、まず協議の出発点として提示するのが現実的です。最終的な割合は管理会社との合意で決まるため、最初から高すぎる数字を提示すると交渉が難航することもあります。
Q5. 管理会社ではなく大家さんに直接送ってもよいですか？
A. 契約形態によりますが、賃貸借契約の相手方（賃貸人）が大家さんであれば、大家さん宛に送るのが正式な方法です。管理会社が窓口になっている場合は両方に送付するか、管理会社経由で大家さんへの伝達を求めることも考えられます。
Q6. 経緯記録シートはいつから書き始めればよいですか？
A. 不具合が発生したと気づいた時点から、できる限り早く記録を始めてください。後から記憶を頼りにまとめるより、その都度リアルタイムで記録した内容の方が証拠としての信頼性が高くなります。
Q7. Word以外のソフトでも使えますか？
A. LibreOffice（無料）でも開いて編集できます。スマートフォンのみをお使いの場合は、Microsoft 365のモバイルアプリ（一部無料）でも基本的な編集が可能です。
【５】活用アドバイス
まず不具合が発生したら、その日のうちに「03 経緯記録シート」を開いて記録をスタートしてください。写真や動画は撮影日時が自動記録されるスマートフォンで撮り、シートのNo.と紐付けて保管フォルダを作っておくと後の整理が楽になります。
管理会社への最初の連絡は電話でもメールでも構いませんが、その内容と相手の回答は必ずシートに書き残してください。「担当者の名前」「何時に電話したか」「何と言われたか」の3点を記録しておくだけで、後の交渉がぐっとスムーズになります。
書類を送る順番は、原則として②修繕要求書→①家賃減額請求書→④催告書の流れが自然です。修繕と減額を同時に求めることも可能で、特に使用不能状態が長引いている場合は①と②を同時に送付することで、相手に状況の深刻さを伝えやすくなります。
書類はすべて2部印刷し、1部を相手方に送付、もう1部は手元に保管してください。郵送する際は配達記録が残る方法を選ぶと、後日「受け取っていない」と言われるリスクを防げます。メールで送る場合は送信済みフォルダをそのまま残しておくほか、相手からの返信が来たらすぐに保存フォルダへ移動させておくことをお勧めします。
催告書（④）を送付しても進展がない場合は、内容によっては市区町村の無料法律相談や国民生活センターへの相談も選択肢になります。この書式セットで記録してきた経緯をまとめたものを持参すると、専門家への相談がよりスムーズに進みます。
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