【１】書式概要　

この規約雛型は、オフィスビルを運営する際に欠かせない管理規約の包括的な書式です。ビルオーナーや管理会社が新築ビルの開業時や既存ビルの管理体制見直し時に活用できる実用的な文書として作成されています。

テナント入居から日常運営まで、ビル管理に関わるあらゆる場面で発生する問題を想定し、入退館システムの運用方法、共用部分の使用ルール、防災体制の構築、工事手続きの明確化など、現代のオフィスビル運営で重要となる項目を網羅的に盛り込んでいます。特に近年重視されているセキュリティ管理やICカードシステムの運用についても詳細に規定しており、時代に適応した内容となっています。

この雛型は新規ビル開発時の初期規約策定、既存ビルの規約改訂、M&Aによるビル取得後の管理体制整備などの場面で威力を発揮します。各条文は実際の運営現場で生じやすいトラブルを予防する観点から構成されており、管理実務に精通した専門家の知見が反映されています。Word形式で提供されるため、自社の管理方針や物件特性に合わせて条文の追加・修正・削除が自由に行えます。印刷して配布することも、電子データとして保管することも可能で、管理業務の効率化に直結します。

【２】条文タイトル

第1条（目的）
第2条（適用範囲）
第3条（管理者）
第4条（使用時間）
第5条（入退館管理）
第6条（セキュリティ）
第7条（エレベーターの使用）
第8条（共用部分の使用）
第9条（搬出入）
第10条（廃棄物の処理）
第11条（清掃）
第12条（防災・防火管理）
第13条（工事等）
第14条（駐車場・駐輪場）
第15条（禁止事項）
第16条（費用負担）
第17条（管理者への連絡）
第18条（規約の変更）
第19条（規約違反）

【３】逐条解説

第1条（目的）

この条文はビル管理規約全体の方向性を示す基本理念を定めています。単なる建物運営ではなく、テナント企業の事業活動を支援する環境づくりを目指している点が特徴的です。例えば、来客対応がスムーズに行える受付体制や、集中して業務に取り組める静寂な環境の維持なども、この目的に含まれます。

第2条（適用範囲）

ビル内で活動するすべての人を対象とする包括的な適用範囲を設定しています。テナント企業の社長から新入社員、取引先の担当者、配送業者まで、立場に関係なく同じルールが適用されることを明確にしています。これにより公平性が保たれ、管理上のトラブルを防げます。

第3条（管理者）

ビル運営の責任主体を明確に規定し、管理事務所の設置義務も定めています。テナントが困った時にすぐ相談できる窓口があることで、問題の早期解決が可能になります。例えば、エアコンの不調や水漏れなどの設備トラブル時に、どこに連絡すれば良いかが一目瞭然です。

第4条（使用時間）

ビルの標準的な稼働時間と休館日を設定し、時間外利用の承認制度を導入しています。深夜残業や休日出勤が必要な場合でも、事前申請により柔軟に対応できる仕組みです。IT企業のシステムメンテナンスや会計事務所の決算期対応など、業種特性に応じた利用が可能になります。

第5条（入退館管理）

ICカードシステムを活用した現代的なセキュリティ体制を構築しています。従業員の入退館履歴が自動記録されるため、労働時間管理にも活用できます。来訪者管理も体系化されており、企業の機密保持や安全確保に貢献します。紛失時の対応手順も明確化されているため、迅速な対処が可能です。

第6条（セキュリティ）

多層的なセキュリティ対策を規定し、テナント側の協力も求めています。退社時の施錠確認は基本的な防犯対策ですが、不審者や不審物の発見時の即座報告は、テロ対策の観点からも重要性が増しています。情報漏洩防止条項は、個人情報保護やコンプライアンス体制の一環として機能します。

第7条（エレベーターの使用）

人員用と荷物用の使い分けにより、ビル内の交通渋滞を防いでいます。オフィス移転時の大型家具搬入や、飲食店テナントの食材搬入など、用途に応じた効率的な運用が可能になります。危険物の搬送制限は、火災予防の観点から特に重要です。

第8条（共用部分の使用）

エントランスから廊下まで、テナント共用エリアの適切な利用方法を定めています。喫煙室の設置により分煙を徹底し、飲食禁止により清潔性を保持します。無許可撮影の禁止は、個人情報保護と企業秘密の保持に寄与します。

第9条（搬出入）

オフィス機器の搬入や引っ越し作業の時間を制限することで、通常業務への影響を最小限に抑えています。養生の義務付けにより、建物設備の損傷を防止し、長期的な維持管理コストの削減にもつながります。

第10条（廃棄物の処理）

環境配慮とリサイクル推進の観点から、詳細な分別ルールを設定しています。産業廃棄物の自己処理義務により、ビル管理者の負担軽減と適正処理の確保を両立させています。廃棄物処理法の遵守も担保されます。

第11条（清掃）

共用部分と専有部分の清掃責任を明確に分離し、管理コストの透明化を図っています。外部清掃業者の事前届出制により、セキュリティリスクを管理しつつ、テナントの選択の自由も保障しています。

第12条（防災・防火管理）

消防設備の周辺確保や避難経路の維持により、緊急時の安全確保を徹底しています。定期的な防災訓練の参加義務により、テナント従業員の防災意識向上と実践的な対応能力の習得を促進します。

第13条（工事等）

内装工事やレイアウト変更の事前承認制により、建物構造の安全性確保と他テナントへの配慮を両立させています。30日前申請により、管理者側も十分な準備期間を確保できます。工事時間の制限は騒音トラブルの予防に効果的です。

第14条（駐車場・駐輪場）

別規則への委任により、詳細なルールの柔軟な変更を可能にしています。来訪者用駐車場の事前申請制は、駐車場不足の解消と来客対応の円滑化に寄与します。

第15条（禁止事項）

ビル内の秩序維持に必要な禁止行為を列挙し、快適な事業環境の確保を図っています。身体障害者補助犬の例外規定により、バリアフリーへの配慮も示しています。政治・宗教活動の禁止は、中立的な事業環境の維持に重要です。

第16条（費用負担）

テナント負担となる費用項目を明確化し、後々のトラブルを防止しています。専有部分の修繕費負担により、テナント側の設備管理意識の向上も期待できます。

第17条（管理者への連絡）

管理事務所の連絡先と受付時間を明示し、テナントの利便性を向上させています。緊急時連絡先の別途通知により、状況に応じた適切な対応体制を構築できます。

第18条（規約の変更）

社会情勢の変化や建物の老朽化に応じた規約改正の手続きを定めています。1か月前通知により、テナント側の準備期間も確保され、円滑な変更実施が可能になります。

第19条（規約違反）

段階的な措置により、教育的効果を重視した違反対応を可能にしています。いきなり厳しい処分ではなく、まず是正機会を与える建設的なアプローチが採用されています。