円満退職スタンダードセット ― 退職願・退職届から引継ぎ・挨拶メールまで全8種一括テンプレート

2026-04-16T09:38:56+09:00

退職を決めたとき、最初に直面するのが「何をどう書けばいいのか分からない」という戸惑いではないでしょうか。退職願と退職届はどう違うのか、引継書はどんな項目を書けば抜け漏れがないのか、貸与品の返却や私物の持ち帰りはどう管理するのか、社内と社外への挨拶メールは何が違うのか、退職後の連絡先はどう伝えるべきか。退職は人生のなかで何度も経験するものではなく、ほとんどの方が手探りのまま準備を進めることになります。

このセットは、自己都合でごく普通に退職する方が、退職を申し出るところから最終出社日まで必要となる書類を一式まとめたWord形式のテンプレート集です。退職願・退職届の2書式に加えて、業務引継書、引継スケジュール表、貸与品返却リスト、私物持ち帰りチェックリスト、社内向け・社外取引先向けの退職挨拶メール文例、退職後の連絡先通知書まで、合計8種類を収録しています。

使う場面は、退職を上司に切り出す前の準備段階、退職日が確定してからの引継ぎ期間、最終出社日前後の挨拶やり取り、そして退職後に個人的なつながりを残したい相手へ連絡先を渡すときまで、退職プロセスのほぼ全工程をカバーします。

すべてWord形式なので、会社名・部署名・氏名・日付・退職日などをそのまま書き換えてお使いいただけます。書式に頭を悩ませる時間を減らし、本当に大切な引継ぎと感謝の伝え方に集中できる一式です。

【２】条文タイトル

業務引継書（汎用）― 全11条

第1条（引継ぎの目的）

第2条（引継対象業務一覧）

第3条（担当業務の概要）

第4条（進行中案件の状況と今後の対応）

第5条（定例業務・ルーティン作業）

第6条（関係者連絡先一覧）

第7条（取引先・顧客情報）

第8条（使用システム・ID・パスワード管理）

第9条（保管書類・データの所在）

第10条（注意事項・申し送り）

第11条（引継ぎ完了確認）

※退職願・退職届・各種チェックリスト・挨拶メール文例・連絡先通知書には条文構成はなく、それぞれ実用書式となっています。

【３】逐条解説

第1条（引継ぎの目的）

なぜ引継書を作るのか、その出発点を最初に置いておく条文です。引継ぎは「とりあえず口頭で説明して終わり」になりがちですが、書面で目的を明示しておくと、後任者も上長も「何のためにこの作業をしているのか」を共有できます。たとえば営業担当者が交代する場合、目的が明確でないと顧客対応が一時的に止まってしまうこともあります。最初の一文があるだけで、引継ぎ全体の質が変わってきます。

第2条（引継対象業務一覧）

ここでは細かい中身に入る前に、まず全体像を俯瞰します。担当している業務を一覧化することで、後任者は「自分がこれから何を引き受けるのか」を最初につかめます。経理担当の方であれば、月次決算・支払処理・経費精算・年次決算といった大きな単位で書き出すイメージです。一覧があるかないかで、引継ぎの安心感が大きく違ってきます。

第3条(担当業務の概要)

第2条で挙げた業務を、ひとつずつ掘り下げていく条文です。何を、誰のために、いつ、どのように行っているのか。年間スケジュールがある業務であれば、繁忙期や注意月も書き添えておくと親切です。たとえば人事担当なら「4月の新入社員受入れ」「10月の評価面談」など、年間の山場を共有しておくと、後任者は心の準備ができます。

第4条(進行中案件の状況と今後の対応)

退職時にもっとも注意が必要なのが、進行中案件の引継ぎです。完結している業務よりも、走っている案件の方が後任者は不安を抱えます。案件名・進捗率・相手方の担当者・次のアクション・期限をセットで書いておくと、後任者は引き受けた瞬間から動けます。「あと一歩で契約締結」という案件を曖昧に引き継いでしまうと、せっかくの商機を逃しかねません。

第5条(定例業務・ルーティン作業)

毎日・毎週・毎月・毎年、決まったタイミングで発生する作業をまとめる条文です。日次の朝のメールチェックから、月次の請求書発行、年次の棚卸しまで、頻度別に整理しておくと忘れにくくなります。ルーティン作業は本人にとっては当たり前すぎて説明が漏れがちですが、後任者にとってはまったく未知の領域です。「言わなくても分かる」が最大の落とし穴になります。

第6条(関係者連絡先一覧)

社内外を問わず、業務上やり取りのある人の連絡先をまとめる条文です。所属・氏名・部署・電話・メール・関係性まで一覧にしておくと、後任者は最初の挨拶回りもスムーズに進められます。総務部の○○さん、システム部の××さん、といった「困ったときに頼れる人」の情報こそ、書面で残す価値があります。

第7条(取引先・顧客情報)

外部の取引先や顧客に関する情報を記載します。会社名・担当者・取引内容・契約期間・特記事項などを書き出します。「この担当者は朝の連絡を好まない」「請求書は毎月20日締めで送る」といった、長年の付き合いのなかで培われた暗黙知こそ、後任者がもっとも知りたい情報です。明文化しておくと、後任者と相手方の関係構築が早まります。

第8条(使用システム・ID・パスワード管理)

業務で使うシステムやアカウント情報をまとめる条文です。基幹システム、メール、クラウドストレージ、各種SaaSサービスなど、現代の業務はアカウントの数だけ複雑になっています。注意したいのは、パスワード自体を引継書に書かないこと。本書面では「アクセス権限の引継ぎが必要なシステム一覧」までを記載し、パスワードの実物は別途、口頭やセキュアな手段で渡すのが安全です。

第9条(保管書類・データの所在)

紙の書類とデジタルデータ、それぞれの保管場所を示す条文です。「契約書原本は3階キャビネットの上から2段目」「過去案件のデータは共有サーバーの○○フォルダ」など、具体的な場所が分かるように書きます。後任者が必要書類を探して半日潰す、という事態を防げます。

第10条(注意事項・申し送り)

ここに書かれる内容こそ、実は引継書のなかで最も価値があるとも言えます。過去にあったトラブル、相手方とのちょっとした行き違い、社内の人間関係上の留意点など、表に出にくい情報を残しておく条文です。「この案件は△△部長が直接見ている」「○○社の窓口は実質□□さんが握っている」といった現場の知恵が、後任者を助けます。

第11条(引継ぎ完了確認)

引継ぎの締めくくりです。引継担当者・後任者・上長の三者が確認した証として署名・押印する欄を設けています。「引継ぎが終わったかどうか曖昧」という事態を防ぎ、退職後に「聞いていない」「言ったはずだ」というすれ違いが起きないようにする役割があります。

【４】FAQ

Q1. 退職願と退職届、どちらを出せばいいですか？

退職願は「退職させてください」とお願いする書面で、会社が承諾するまでは撤回できる余地があります。退職届は「退職します」と一方的に届け出る書面で、原則として撤回はできません。一般的には、まず退職願を提出して上司と相談し、退職日が確定したあとに退職届を改めて出す流れが多いです。会社の慣行によっては片方だけで済むこともあるため、就業規則の確認をおすすめします。

Q2. 引継書はどの程度詳しく書けばいいですか？

目安は「業務未経験の後任者が、これだけ読めば最低限動ける」レベルです。本人にとっての常識や暗黙知ほど書き漏らしやすいので、自分の作業を「初めて見る人」の目線で振り返るとちょうど良い詳しさになります。

Q3. 退職挨拶メールはいつ送るのが正解ですか？

社内向けは最終出社日の午前中が一般的です。社外取引先向けは退職の2〜3週間前、後任者への引継ぎが完了したタイミングで送るのが望ましいとされています。重要な取引先には、後任者を伴って直接訪問するのが丁寧です。

Q4. 全社一斉送信の挨拶メールは送ってよいですか？

会社によって慣行が異なります。事前に上司や人事部に確認してから送信してください。一斉送信が控えられている職場では、お世話になった方々への個別送信に切り替えるのが無難です。

Q5. 貸与品を紛失してしまった場合はどうすればいいですか？

速やかに上司や総務部に報告してください。会社によっては弁償や始末書の提出を求められることがあります。隠して退職してしまうと、後で発覚した際にトラブルが大きくなりますので、早めの報告が結果として穏便な解決につながります。

Q6. 退職後の連絡先を社外取引先にも伝えてよいですか？

業務上の連絡は後任者に集約するのが原則です。個人的に親交のあった方に限定して、退職後の連絡先通知書をお渡しするのが望ましい使い方です。会社のメール署名に個人連絡先を記載するような形は、誤解を招くので避けてください。

Q7. 転職先は挨拶メールに書いた方がよいですか？

原則として書きません。同業他社への転職の場合は特に、書かないのがマナーとされています。どうしても伝えたい相手には、退職後に個人的に連絡する形が無難です。

Q8. 引継書のシステムID・パスワードはどう扱えばいいですか？

引継書本体には「引継対象システムの一覧」までを記載し、パスワードの実物は別の安全な手段で受け渡すのが鉄則です。書面に書いて回覧してしまうと、情報漏えいのリスクが一気に高まります。

Q9. 最終出社日と退職日が違うのはなぜですか？

最終出社日は実際に職場に出る最後の日で、退職日は雇用関係が終わる日です。残った有給休暇を消化する場合、最終出社日のあとに有給期間が続いて、退職日を迎える形になります。挨拶メールでは「最終出社日」を明記すると、相手も会いに来やすくなります。

Q10. 自己都合退職と会社都合退職で書類は変わりますか？

本セットは自己都合退職を前提とした文面構成です。会社都合や合意による退職の場合は、文面のニュアンスや手続きが変わるため、別途専門家への相談や別の書式の利用をおすすめします。

【５】活用アドバイス

退職プロセスは「思い立った日」と「実際に動き出す日」のあいだに、少し時間を置くのが結果的にスムーズです。本セットを手に入れたら、まずは退職願・退職届の2書式に目を通し、自分の状況に合うのはどちらか、いつ提出するかを頭の中でシミュレーションしてみてください。意思を固める前に書式を眺めておくだけでも、心の整理が進みます。

引継書は、退職を申し出るより前から下書きを始めるのが理想です。「もし明日急に引き継ぐとしたら、何を書くか」という視点で書き出してみると、自分の業務の棚卸しにもなります。実際に退職が決まってから一気に書こうとすると、漏れが出やすく、後任者にも上司にも迷惑をかけてしまいがちです。引継書と引継スケジュール表はセットで動かすと効果的で、スケジュール表に「いつ何を引き継ぐか」を落とし込むことで、引継書の精度も上がります。

貸与品返却リストと私物持ち帰りチェックリストは、最終出社日の1週間前から少しずつチェックを入れていくのがおすすめです。当日にまとめて片付けようとすると、必ず何か忘れます。特にPCやサーバーに残った私的データの削除は、時間に余裕をもって取り組んでください。

挨拶メールは、社内向けと社外向けで送るタイミングが大きく違う点に注意してください。社外向けを先に動かし、社内向けは最終出社日に送るのが基本の流れです。文例はそのまま使うこともできますが、特にお世話になった方には一言エピソードを添えると、印象が大きく変わります。

退職後の連絡先通知書は、本当に渡したい相手だけに限定するのがコツです。広く配ると、業務連絡が個人宛に来てしまい、退職後の生活に影響が出ることもあります。「この人とは個人的につながっていたい」と思える相手にだけ、静かに手渡してください。

書式を埋めること自体が目的ではありません。本セットが、退職という節目を穏やかに迎えるための土台になれば幸いです。